UITLEG van Noodzaak en Werking.
Inleiding.
Een vereniging heeft allerlei persoonsgegevens, zoals naam, adres en woonplaats, over zijn leden.
In het geval van de Labrador Kring Nederland komen daar de gegevens van de honden bij.
Die gegevens heeft de vereniging over het algemeen in vertrouwen gekregen.
Daarom mogen de gegevens niet zomaar verstrekt worden aan bijvoorbeeld de sponsor en mag een
ledenlijst niet zomaar op het internet gezet worden.
Kortom, de vereniging moet aan een aantal voorwaarden voldoen.
Deze voorwaarden staan beschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Voor wat betreft de gegevens van de honden is in het Kynologisch Reglement vastgelegd hoe deze
gegevens verstrekt worden en hoe de Vereniging deze mag gebruiken.
Verstrekken aan personen binnen de vereniging
Binnen
Bij verenigingen gebeurt het vaak dat de ledenlijst aan alle leden wordt
verstrekt. Bijvoorbeeld bij een sportvereniging zodat de leden met elkaar
kunnen afspreken om te gaan sporten. Dit mag alleen als dit gebruikelijk is
binnen de vereniging en hiertoe in de ledenvergadering is besloten.
Uiteraard is er binnen de vereniging een aantal mensen die de gegevens van de
leden moeten ontvangen om de vereniging draaiende te houden. Zo moet de
penningmeester over een aantal gegevens beschikken om de contributie te
innen.
Verstrekken aan personen of bedrijven buiten de vereniging
Verstrekken aan personen of bedrijven buiten de vereniging, zoals een
sponsor, mag als de vereniging daarvoor aan zijn leden toestemming heeft
gevraagd. De vereniging kan hiertoe ook wettelijk verplicht zijn. Zo kan de
belastinginspecteur de vereniging op grond van artikel 47 van de Algemene
wet inzake rijksbelastingen vragen hem alle gegevens die van belang kunnen
zijn voor de belastingheffing, te verstrekken.
Als het gaat om activiteiten die voor de vereniging gebruikelijk zijn of zijn
goedgekeurd door de ledenvergadering, hoeft geen expliciete toestemming
gevraagd te worden aan de leden.
Verstrekking aan derden voor directmarketingdoeleinden
Verder kan een vereniging gegevens verstrekken aan bedrijven ten behoeve
van direct marketing. De vereniging mag dat alleen als de leden gedurende
een redelijke termijn in de gelegenheid zijn gesteld om hiertegen verzet aan te
tekenen.
Zodra een lid verzet aantekent, moet de vereniging het gebruik van diens
gegevens voor direct marketing altijd direct beëindigen. Het lid hoeft niet te
zeggen waarom hij verzet aantekent en de vereniging mag geen vergoeding
vragen om een verzoek in behandeling te nemen. De vereniging kan de leden
informeren over de voorgenomen verstrekking en de verzetmogelijkheid via
het clubblad of de internetsite van de vereniging.
VOORSTEL
De Labrador Kring Nederland stelt ten aanzien van het beheer en gebruik van de gegevens van leden en hun honden het volgende vast:
Persoonsgegevens:
- Alleen de voor de vereniging noodzakelijke informatie wordt gevraagd en vastgelegd en kunnen alleen door de betrokken bestuursleden ( secretaris - penningmeester – ledenadministrateur en voorzitter) worden ingezien.
- De gegevens die worden gevraagd en opgeslagen zijn: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, telefoonnummer mobiel, emailadres, bankrekeningnummer, automatische incasso gegevens, website en kennelnaam .
- In ZooEasy worden van de leden alleen de volgende gegevens vermeld en die zijn daarmee voor alle leden van de Labrador Kring Nederland toegankelijk en inzichtelijk: naam, adres, postcode, woonplaats, tel nummer, emailadres, website en kennelnaam.
- Jaarlijks wordt aan de Raad van Beheer een opgave van de leden gedaan waarin opgenomen: naam- woonplaats en soort lidmaatschap
- De leden krijgen jaarlijks een lidmaatschapspas waarmee zij zelf tegenover derden hun lidmaatschap kunnen tonen.
- De persoonsgegevens mogen alleen voor verenigingsactiviteiten worden gebruikt,zoals uitnodigingen voor eigen evenementen, opmaak programmaboekjes etc.
- De gegevens worden niet aan derden gegeven, nog geheel nog gedeeltelijk,
- De gegevens zijn niet beschikbaar voor commerciële doeleinden zonder nadrukkelijke toestemming vooraf van de ALV
Honden.
- De gegevens van de honden worden uitsluitend beheerd in ZooEasy.
- Het pakket ZooEasy is uitsluitend toegankelijk voor leden van de LKN ( zie hieronder)
- De gegevens worden opgebouwd vanuit de officiële NHSB gegevens van de Raad van Beheer en er wordt vermeld: naam, geboorte datum, nhsb nr, chip nr, naam fokker, naam en adres van de eigenaar. Ook wordt de officiële stamboom als bijlage opgeslagen.
- De gegevens worden aangevuld met de officiële gezondheidsuitslagen zoals die voor de Labradors zijn vastgesteld en in de toekomst nog zullen worden vastgesteld. Deze gegevens worden door de RvB verstrekt en uitsluitend die gegevens worden opgenomen.
- De gegevens worden aangevuld met de uitslagen van de honden op de Orweja evenementen.
- De gegevens worden aangevuld met de uitslagen van de honden op de evenementen van de LKN en andere erkende Nederlandse Retriever Rasverenigingen.
- De gegevens kunnen worden aangevuld met uitslagen van buitenlandse rasverenigingen maar alleen dan wanneer de ALV akkoord is gegaan met een samenwerking op dit gebied met een buitenlandse Rasvereniging en daarin exact is vastgelegd welke gegevens hoe worden vastgelegd.
- Het staat leden vrij om de gegevens van hun honden aan te vullen ( zie hieronder art 19)
Gebruik ZooEasy.
- ZooEasy is alleen beschikbaar voor de leden van de Labrador Kring Nederland. Zij krijgen daartoe een ledenaccount
- ZooEasy wordt beheerd door de voorzitter en secretaris van de Vereniging en de Voorzitter van de FAC en een daartoe door het bestuur aan te wijzen lid cq leden. Deze laatste heeft/hebben als functie het beheer van ZooEasy en werkt onder verantwoordelijkheid van het Bestuur.
- ZooEasy gaat binnen de LKN drie soorten gebruikers kennen:
Leden; deze kunnen alle gegevens inzien en deels ook printen
Fokkers: deze kunnen van hun eigen honden onbeperkt informatie toevoegen , denk aan foto’s, voorgenomen dekkingen, resultaten, stambomen toekomstige nesten genereren, inteelt en verwantschap berekenen etc
Administrateur; deze kan onbeperkt binnen ZooEasy gegevens toevoegen en wat veel belangrijker is gebruiksmogelijkheden creëren, nieuwe velden aanmaken en rapportages en statistieken maken.
- De gegevens van de honden in ZooEasy zijn niet beschikbaar voor derden.
- De gegevens uit ZooEasy zijn niet beschikbaar voor commerciële doeleinden.
- De gegevens uit ZooEasy kunnen alleen gebruikt worden voor wetenschappelijke en/of verenigingsanalyses en dan altijd op een zodanig wijze dat de belangen van de leden worden beschermd en afgeschermd.
WIJZIGINGEN.
- Dit Privacy Statement is vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering van de Labrador Kring Nederland van zaterdag 27 november 2010 en is bindend per genoemde datum
- Wijziging van dit Privacy Statement kan alleen door een meerderheidsbesluit van de ALV en het besluit moet dan worden genomen conform de vigerende regels van de Statuten en Huishoudelijk Reglement.
- Wijziging van Nationale Wetten en/of het Kynologisch Reglement die betrekking hebben op de strekking van dit Privacy Statement worden uiteraard direct gevolgd om vervolgens in de eerstkomende ALV te worden bekrachtigd.
| < Vorige | Volgende > |
|---|
